El Reglamento del Registro de Testamentos y Poderes.[1]

El pasado día 3 de octubre de 2017, el Consejo del Poder Judicial emitió

la Resolución Núm. 23/2017, que aprueba el “Reglamento sobre Registro de Testamentos

y Poderes”, que se crea por disposición del artículo 64 de la Ley 140-15, que

regula el Notariado e instituye el Colegio Dominicano de Notarios.

El Registro de Testamentos y Poderes es aquel en el que se inscriben los

datos identificadores de los testamentoscon el fin de garantizar el

conocimiento de su existencia, una vez fallecidas las personas que los hubiesen

otorgado, o bien en vida por los propios otorgantes.También, se inscriben para

su registro y certidumbre de fecha los documentos que otorgan poder de

representación.

La finalidad del Registro de Testamentos y Poderes es dar publicidad al

otorgamiento, revocación, modificación, ampliación y protocolización de esos

documentos, siempre que sean otorgados en o que hayan de tener impacto en el

país.

Según el artículo 1 del reglamento en cuestión, su objeto es “establecer el procedimiento para el

registro de los actos descritos en el artículo 1 de este reglamento”. No

obstante, de manera olímpica, obvia describir cuáles son esos actos; que,

indiscutiblemente,han de ser los testamentos otorgados mediante escritura

pública o acto notarial auténtico; los testamentos especiales a que se refieren

los artículos 981 y siguientes del Código Civil;los testamentos cerrados; los

testamentos ológrafos; las protocolizaciones de testamentos; las revocaciones

de testamentos y sus modificaciones y las sentencias que declaren válidos o

afecten la validez de tales actos.

En ese mismo orden, como el reglamento no hace exclusión, asumimos que

aplica a todos los tipos de testamentos y a todos los tipos de documentos de poderes,

sean estos últimos otorgados mediante acto público o bajo firmas legalizadas, así

como sus modificaciones o revocaciones, cada vez que los mismos sean

instrumentados por los notarios, cónsules y vice-cónsules, cuando estos

actuaren en funciones notariales dentro de la demarcación territorial en la que

están designados.

En la experiencia

internacional, las leyes notariales que establecen la necesidad de registrar

los poderesse limitan a aquellos que

constan en

escritura pública y otorgan poderes para constituir,transmitir, declarar,

modificar o extinguir derechos reales. En igual sentido, es facultativo no

aplicar las disposiciones del Registro de Testamentos y Poderes a los

testamentos depositados en poder de las autoridades militares

porque

están exentos

de todo requisito de forma, sustancia, formalidad o

registro.

La División de Registro de Personal, con sede en el denominado “edificio viejo” de la Suprema Corte de

Justicia, es el lugar en donde los notarios del Distrito Nacional y los

funcionarios consulares deben registrar los testamentos y poderes, debiendo

hacerlo, los primeros, de manera directa y los segundos, remitirlos vía el

Ministerio de Relaciones Exteriores. Los notarios de cualquier otro lugar del

país deben hacerlo en los subregistros existentes en la secretaría de la Cámara

Civil de la Corte de Apelación del Departamento Judicial correspondiente a su

designación.

Un aspecto de relevancia que resulta contradictorio es que, mientras –al

decir del Reglamento- “la División de

Registro de Personal estará interconectada por medios electrónicos y

documentales con todos los subregistros existentes en el país”, cuando un notario

deba registrar un documento, debe hacerlo “por

medios físicos, a través de un formulario de informaciones”.

Esa disposición reglamentariadesconoce los alcances de la ley nacional

que trata sobre comercio electrónico, documentos y firmas digitales,además de obstaculizar, entorpecer y dificultar

la notificación del formulario que para tales propósitos suple el Registro. A

esto se agrega, que ignora los avances que representa para el país el programa “República Digital” que incluye un

conjunto de políticas y acciones para promover la inclusión de las tecnologías

de información y comunicación en los procesos productivos, educativos,

gubernamentales y de servicios a los ciudadanos.

Es tiempo de incorporar en la práctica del notariado las herramientas técnicas

de la información y la comunicación con el fin de que el sistema se ajuste a

los avances tecnológicos y a la migración de nuevos formatos. No es posible que

quienes ejerzan la función notarial no puedan enviar digitalmente el formulario

con la información sobre los testamentos o poderes, lo que hace el reporte más

expedito y se evita el desplazamiento a las oficinas del tribunal.

En el formulario solo se debe incluir “un extracto de la actuación” en la que conste “el nombre del testador o poderdante, el

lugar y la fecha del testamento o poder y el nombre de los testigos, cuando

estos sean requeridos.”Esta única información es la que se debe inscribir y

archivar de manera cronológica en una matriz bajo custodia de los subregistros,

quienes tienen la obligación de remitir las copias “el último día de cada mes a la División de Registro de Personal del

Consejo del Poder Judicial.” Obviamente, falta colocar el nombre y

dirección del notario, de la autoridad pública o de la persona que haya

autorizado el documento o de quien lo tenga en su poder en depósito.

Es muy importante que los colegas notarios tengan presente que el Registro

no archiva las matrices u originales de los testamentos ni de los poderes, ni

siquiera copia de los mismos, debe limitarse a recibir y registrar el

formulario de informaciones diseñado a esos fines. Los instrumentos digitales

deberán ajustarse a las disposiciones y lineamientos establecidos para el uso

de la plataforma digital.

Está bastante claro, en la Ley y en el Reglamento, que, si el notario no

presenta su actuación en el plazo de 5 días hábiles a partir de la

instrumentación del testamento o poder será acreedor de una multa de 5 salarios

mínimos

[2]

equivalentes a más de 25 mil pesos y, “si

persistiere se le podrá sancionar con la destitución.”

En cambio, de manera expresa, tanto en el artículo 65, Párrafo I de la Ley

núm. 140-15 como en el artículo 8, Párrafo I del Reglamento sobre Registro de

Testamentos y Poderes,se excluyen de cualquier tipo de sanción o

responsabilidad a los funcionarios consulares que incumplan con el envío de sus

actuaciones para fines de registro.

La

inscripción debe tener carácter secreto mientras viva el testador. No obstante,

después del fallecimiento del testador, cualquier persona con interés legítimo

o su abogado apoderado,sea nacional o extranjero, que necesite conocer si

existe o no testamento y que lo solicite por la vía y forma correspondiente,

presentando un certificado en extracto del acta de defunción que justifique el

fallecimiento, puede solicitar una certificación que declare que un testamento

en específico de un testador o un poder, no ha sido revocado y es el último que

aparece notificado.

La solicitud

de certificación debe ser acompañada de copia del documento nacional de

identidad, la sentencia o decisión judicial mediante la cual es requerida y cualquier

documentación adicional que se sea demandada por la División de Registro de

Personal.

La

certificación que se expida debe informar si el de cujus otorgó o no testamento público ante notario, o de

cualquier otro tipo y, en caso de la existencia de testamento, indicar el lugar

y fecha del otorgamiento y el nombre y dirección del notario ante quién fue

otorgado porque este el único que puede instrumentar la compulsa que daría

publicidad al testamento en ocasión del fallecimiento del testador.

En nuestra

opinión, el reglamento debió hacer exigible la incorporación a la base de datos

del Registro la información sobre las “Actas de Notoriedad para fines de

determinación de herederos” o “declaración de herederos

ab-intestato»tramitadas ante notario, porque este tipo de acta es la que determina,

según los criterios establecidos por la Ley, quiénes son los herederos legales.

El Reglamento

sobre Registro de Testamentos y Poderes nada dice sobre las tasas para la

inscripción de testamentos o poderes ni las que correspondan a las

certificaciones e informes que se libren, por tanto, asumimos que se aplicará

la gratuidad en sus expediciones.

La ley

notarial indica que el Registro en comento, orgánicamente debe estar “adscrito al Departamento de Auxiliares de

Justicia del Consejo del Poder Judicial”; sin embargo, en el artículo 2 del

Reglamento especifica que “estará a cargo

de la División de Registro de Personal”.

Finalmente,

se establece que si un servidor judicial se negare a dar cumplimiento a las

disposiciones del reglamento será sometido al ámbito de la Resolución núm.

2006-2009, del 30 de julio de 2009, que aprueba el Sistema de Integridad

Institucional del Poder Judicial, en donde se contienen todas las prohibiciones

y

el

sistema deconsecuencias con las que se premian las mejores actuaciones y

sereprime toda conducta de irrespeto

de los

servidores

administrativos judiciales.

[1]

Por

Nelson Rudys Castillo Ogando,

Notario y Abogado.

Presidente del Instituto Dominicano de Derecho Notarial

INDONOTA

[2]

El salario mínimo es de

cinco mil cientos diecisiete con cincuenta centavos (RD$ 5,117.50).

Fuente:

Dirección de Análisis del Trabajo y Remuneración del Ministerio de

Administración de Personal (MAP)